ایمیل روشی آسان و مفید برای به اشتراک گذاری اسناد می باشد اما برای این منظور ماشین های فکس، گزینه مناسب تری بوده و نسبت به ایمیل مزیت هایی نیز دارند.

برای مثال، ماشین های فکس برای دیجیتالی کردن اسناد طولانی مناسب تر می باشند. در مقایسه با گزینه های دیگر، فکس امنیت بیشتری داشته – ایمیل هم می تواند امنیت داشته باشد اما معمولاً ایمیل ها رمز شده نمی باشند- و این امنیت به طور پیش فرض در همه فکس ها وجود دارد. علاوه بر همه این ها، معمولاً فکس با فرآیندهای تجاری یکپارچه شده است.

فیپ (FoIP) چیست و چرا به آن نیاز داریم؟ فیپ (FoIP) همان فکس است اما فکسی که مدرن شده است. همانطور که با ویپ، تماس ها دیجیتالی شده است، با فیپ (FoIP) نیز (ارسال و دریافت فکس از طریق پروتکل شبکه)، فکس به شکل دیجیتال درآمده است. ارائه دهندگان فیپ (FoIP) از قبیل FaxSIPit این امکان را فراهم کرده اند که تکنولوژی فکس قدیمی را بتوان به آسانی به فرم دیجیتال تبدیل کرد و همچنین اداپتورهایی را بدین منظور ارائه کرده اند.

مزایای فیپ (FoIP) بی شمارند، در ادامه به تعدادی از آن ها اشاره شده است.

اول اینکه، در مقایسه با فکس معمولی، فیپ(FoIP) ارزان تر بوده چرا که به یک خط اختصاصی نیاز ندارد. در عوض، برای انتقال، از بستر اینترنت استفاده می کند.

دلیل دومی که این تکنولوژی از فکس معمولی ارزان تر بوده این است که در این تکنولوژی همه چیز دیجیتالی است و نیازی به کاغذ نمی باشد. این مزیت دوم فیپ (FoIP) است. این مزیت باعث می شود که جستجو آسان تر شده و بتوان از تشخیص نوری حروف (OCR) استفاده کرد.

با استفاده از فیپ (FoIP) می توان به راحتی، منطق کسب و کار را به فکس ها اعمال کرد. بدین معنا که فکس ها می توانند به طور خودکار به یک کارمند مشخص یا به یک مکان مشخص ارسال شده یا آغازگر یک فرآیند تجاری بزرگ تر باشند.

فیپ (FoIP) همچنین امنیت را بالاتر می برد. ارائه دهندگانی چون FaxSIPit، رمزنگاری HTTPS را به همراه سرویس های فیپ (FoIP) خود ارائه داده اند. این همان رمزنگاری است که سایت های بانکی و شرکت های کارت های اعتباری از آن استفاده می کنند.

بنابراین فیپ (FoIP) از فکس بسیار بهتر بوده و شامل همه مزیت های فکس سنتی به همراه یک سری مزیت های جدید می شود.