پورتال چیست[1]

پورتال،دروازه اختصاصی مبتنی بر وب است که به روی اطلاعات و دانش در پردازش شبکه ای گشوده می شود. پورتال سعی می کند تا سرریز اطلاعات را از طریق محیط مبتنی بر شبکه داخلی مرتب نموده و با استفاده از تکنیک های پیشرفته جستجو و نمایه نویسی به اطلاعات مربوطه از سیستم های مختلف فناوری اطلاعات و اینترنت دسترسی داشته و آنها را جستجو کند. در گاه صفحه ای است که از طریق آن می توانیم تمام کارهای مربوط به خود را در وب انجام دهیم. عموما پورتال ها به عنوان در گاه های اطلاعاتی [2]شناخته می شوند.

ویژگی های اصلی یک پورتال عبارتند از :

1-تجمع اطلاعات   2-هدف دار بودن اطلاعات   3-در دسترس بودن اطلاعات 4- دریچه ورود منحصر به فرد  .

اطلاعات و پورتالهای سازمانی

 با افزایش استفاده از شبکه های داخلی و اینترنت، سازمان های زیادی با سرریز اطلاعات در سطوح مختلف مواجه شده اند.اطلاعات در میان مدارک متعدد،پست های الکترونیکی و پایگاه های داده در مکان ها و سیستم های مختلف پراکنده است. اغلب یافتن اطلاعات مربوط و دقیق، زمان بر بوده و احتمالا نیاز به سیستم های متعدد دارد.

به همین دلیل، کارکنان سازمانها ،زمان مفید زیادی را از دست می دهند .یک راه برای حل این مشکل استفاده از پورتال ها است.

پورتال اطلاعات: پورتال اطلاعات ،نقطه دسترسی واحدی به اطلاعات حساس داخلی و خارجی سازمان است که می تواند با نیازهای کاربران تطابق پیدا کند.یک راه تمایز بین پورتال ها، توجه به محتوای آن ها است که می تواند از کم تا زیاد تغییر کند .توجه به مخاطبین پورتال ها که آن نیز متغییر می باشد ،یک راه ایجاد تمایز است . در ذیل هفت نوع پورتال را معرفی می نماییم:

1-پورتال های تجاری (عمومی)[3]: برای گروه های مختلف محتوا ارائه نموده و رایج ترین پورتال ها در اینترنت هستند .این در گاه ها مخاطبان گسترده ای دارند و محتوایی نسبتا عادی را فراهم می کنند .مثال هایی از این در گاه ها yahoo.com، msn.com می باشند.

2-پورتال های انتشاراتی[4] : برای گروه هایی با علایق ویژه طراحی شده اند.محتویات این در گاه ها نسبتا کمتر اختصاصی شده اند، ولی جستجوی بر خط گسترده در یک حوزه خاص و چندین قابلیت تعاملی دیگر را فراهم می کنند

مانند techweb.com،zdnet.com.

3-پورتال های شخصی[5]: اطلاعات فیلتر شده ویژه ای را برای افراد تدارک می نمایند و محتوای کم بسیار اختصاصی تری که می تواند حتی برای یک مخاطب باشد را ارائه می دهند.

4-پورتال های پیوسته[6] :از جوامعی مانند گروه های تفریحی یا احزاب سیاسی پشتیبانی می کنند.آنها نقطه ورود واحدی را برای کلیه اعضای یک گروه با علائق مشترک ارائه می دهند.[7]

5-پورتال های سیار[8]: پورتال هایی هستند که توسط تجهیزات سیار قابل دسترسی می باشند. اگرچه اکثر در گاه هایی که در این جا ذکر شده اند مبتنی بر رایانه شخصی هستند ولی تعداد پورتال هایی که از طریق تجهیزات سیار قابل دسترسی می باشند در حال افزایش است.نمونه این در گاه i-mode است.

6-پورتال های صوتی :[9]پورتال های وب همراه با رابط های صوتی هستند که این رابط ها آنان را قادر می سازد از طریق فرمان های کلامی که سیستم می تواند با استفاده از تکنیک های پیشرفته تشخیص کلام [10]آن را تشخیص دهد،آنجام می شود.خروجی سیسیتم به کاربر از طریق تبدیل متن به کلام [11]صورت می پذیردAOLbyphone ،نمونه ای از خدماتی است که امکان بازیابی پیام الکترونیکی، اخبار و سایر اطلاعات را به صورت صوتی فراهم می آورد.

7-پورتال های سازمانی [12]: محتوایی غنی را در سطح نسبتا کوچک جوامع سازمانی و شرکایش هماهنگ می کنند. پورتال سازمانی را به عنوان نقطه واحد دسترسی اختصاصی از طریق مرورگر وب به اطلاعات کاری حساس داخل و خارج سازمان،تعریف می کند. این پورتال ها به عنوان پورتال های سازمان یا پورتال های اطلاعات سازمان[13] نیز شناخته می شوند.

بر خلاف پورتال های انتشاراتی و تجاری مانند یاهو که دروازه های اطلاعات عمومی در اینترنت هستند، پورتال های سازمانی نقطه دسترسی واحدی به برنامه ها و اطلاعات سازمانی ویژه که در اینترنت، شبکه های داخلی و شبکه های خارجی موجود است را فراهم می کنند.

پورتال های سازمانی، برای ارتباط همیشگی کارمندان ،شرکای تجاری و مشتریان، نقطه کانونی سازمان یافته ای را فراهم می نمایند. این افراد می توانند از طریق این پورتال ،علاوه بر اینترنت به طور اختصاصی و ساختار یافته ای به اطلاعات سیستم های اطلاعات بزرگ ،چندگانه و غیر متجانس سازمانی، دسترسی داشته باشند. هم اکنون بسیاری از سازمان های بزرگ، برای کاهش قیمت، آزاد کردن بخشی از وقت مدیران و افزایش سوددهی ،از پورتال های سازمانی استفاده می کنند. علاوه بر این، پورتال های سازمان، امکان مدیریت کارآمد دانش را فراهم ساخته و به مشتریان و کارمندان فرصت های خودیاری که موجب کاهش هزینه های شرکت می شود را میدهد.

5)کاربردهای پورتال های سازمانی

 بر اساس نظر سنجی انجام شده توسط گروه دلفی[14]، بیش از 55 درصد از 800 پاسخگوی این نظر سنجی، پروژه های پورتال سازمانی را آغاز کرده اند که نزدیک به 42 درصد از این پروژه ها در سطح سازمانی اجرا می شود. کاربردهای برتر پورتال ها که در نظرسنجی مزبور به ترتیب اهمیت ذکر شده اند ،عبارتند از مبانی دانش و ابزاریادگیری ،پشتیبانی فرآیند کسب وکار؛فروش ویژه به مشتری؛بازاریابی و سرویس دهی؛همکاری و پشتیبانی پروژه؛ دسترسی به داده از سیستم های مختلف سازمانی؛ اطلاعات، سیاست و روال های داخلی و خارجی شرکت؛شناسایی کارشناسان موضوعی[15] و اخبار.

یکپارچه سازی پورتال ها.بسیاری از سازمان ها،چندین پورتال سازمانی ایجاد می کنند. در برخی موارد، این پورتال ها کاملا مستقل از یکدیگر هستند، اما در سایر موارد به یکدیگر مربوط می باشند. مثلا ممکن است محتوای مشترک داشته باشند و یا از پایگاه داده و برنامه های مشابه استفاده کنند.